Les modalités d’immatriculation des syndicats de copropriétaires selon le décret du 26 août 2016

Afin de « faciliter la connaissance des pouvoirs publics sur l’état des copropriétés et la mise en œuvre des actions destinées à prévenir la survenance des dysfonctionnements », la loi ALUR du 24 mars 2014 a institué un registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires.

Envisagées aux articles L. 711-1 à L. 711-7 du code de la construction et de l’habitation (CCH), les règles relatives à ce registre national, qui doivent entrer en vigueur entre le 31 décembre 2016 et le 31 décembre 2018, selon la taille du syndicat, sont complétées par le décret n° 2016-1167 du 26 août 2016 (JO 28 août). Le dispositif reste à parachever par la prise d’un ou de plusieurs arrêtés.

En cas de manquement à cette obligation, le syndicat non immatriculé ou qui n’aura pas actualisé ses données ne pourra pas bénéficier des subventions de l’État, de ses établissements publics, des collectivités territoriales, de leurs groupements ou de leurs établissements publics et pourra être condamné sous astreinte à se conformer à la législation.

Selon les cas de figure, l’auteur de l’immatriculation (le « télédéclarant ») est le notaire (mise en copropriété, absence de syndic ou carence de sa part) ou (dans les autres hypothèses) le syndic en exercice, voire le mandataire ad hoc de l’article 29-1 B (procédure d’alerte), l’administrateur provisoire visé à l’article 47 du décret du 17 mars 1967, l’ancien représentant légal de la copropriété ou, encore, le syndic provisoire.

Alors qu’aux termes de l’article L. 711-4 du CCH, le dépôt du dossier d’immatriculation, les modifications qui y sont apportées ainsi que la transmission des données sont dématérialisés, le texte nouveau précise que les déclarations sont réalisées au moyen d’un formulaire mis en ligne sur le site internet du registre, ou par la transmission de fichiers.

Il est attribué à chaque syndicat un numéro d’immatriculation, qui doit figurer sur « tout acte authentique de vente devant notaire relatif à un lot de copropriété ».

Les données déclarées sont conservées dans le système d’informations pendant cinq ans à compter de leur inscription au registre, à l’exception des informations relatives aux nom, adresse, date de création du syndicat, nombre et nature des lots et, le cas échéant, nom du syndic, ainsi les données essentielles relatives au bâti, qui sont conservées sans limite de durée sauf en cas de disparition du syndicat.

Dans toutes les hypothèses de disparition du syndicat, les données sont conservées pendant une durée maximale de trois ans après la date de déclaration de disparition.

Consultation du registre

Cinq catégories de personnes sont habilitées à consulter tout ou partie du registre.

Il s’agit tout d’abord des syndics et des administrateurs provisoires. Ceux-ci ont accès à l’ensemble des données portées au registre relatives aux syndicats de copropriétaires dont ils sont les représentants légaux et pour lesquels ils ont obtenu le rattachement de compte.

Il s’agit ensuite des notaires, qui ont, pour l’ensemble des syndicats de copropriétaires, accès aux nom, adresse, date de création du syndicat, nombre et nature des lots qui composent la copropriété ainsi que, le cas échéant, au nom du syndic.

Quant au public, il peut librement consulter (ou télécharger) les mêmes éléments, à l’exception toutefois du nom du syndic et du nombre de lots de la copropriété.

Les établissements publics de l’État chargés de la mise en œuvre des politiques de l’habitat et de lutte contre l’habitat indigne et les copropriétés dégradées, eux, ont accès à l’ensemble des données du registre relatives aux syndicats de copropriétaires.

Enfin, les collectivités territoriales et leurs groupements, pour les besoins de la mise en œuvre des politiques de l’habitat et de lutte contre l’habitat indigne et les copropriétés dégradées, ont accès, à leur demande, aux informations relatives aux copropriétés situées sur le territoire qu’elles administrent.

Maître OUCHIA se tient à votre disposition pour vous assister et vous conseiller dans ces démarches.